Une réunion de travail ne s’improvise pas. Elle se prépare en amont et nécessite une organisation rigoureuse. Voici quelques conseils pour vous aider à réussir une réunion de travail.
Bien préparer la réunion
Cette préparation est très importante pour garantir le bon déroulement de la réunion. Vous devez notamment fixer des objectifs, structurer l’ordre du jour, fixer une durée, préciser le format de la réunion ainsi que les objectifs attendus, sélectionner les participants et compiler les documents utiles à la réunion. Avec cette organisation, vous vous assurez que tout est prêt au moment de la réunion et vous maximisez ainsi la productivité. Il est aussi primordial de bien vérifier le bon fonctionnement du matériel utilisé (visualiseur de documents, ordinateurs, micro, etc.).
Quant au format de la réunion, vous devez savoir qu’il existe en général 5 types de réunion :
– la réunion d’information consiste à transmettre des messages à l’auditoire de manière passive.
– la réunion de revue est une rencontre formelle permettant de gérer un projet avec tous les acteurs concernés.
– la réunion d’échange permet à tous les participants d’échanger et de donner leurs avis sur un thème donné.
– la réunion de résolution de problème a pour objectif de débloquer une situation et de trouver une solution.
– la réunion pour une prise de décision invite tous les acteurs à participer pour prendre une décision face à une problématique précise.
Les outils collaboratifs à adopter lors d’une réunion de travail
Il existe de nombreux outils collaboratifs pour mener à bien une réunion de travail. Parmi les meilleurs, on peut citer Microsoft Teams, Zoom, Google Drive et Klaxoon.
Microsoft Teams facilite beaucoup le travail d’équipe, car elle réunit diverses fonctionnalités en une seule : powerpoint, excel, word, skype et bien d’autres. L’application est idéale pour partager des fichiers en temps réel, communiquer grâce à la messagerie, à l’audio et la visioconférence.
Zoom, quant à lui, se spécialise dans l’animation des réunions en visioconférence. C’est l’outil parfait pour organiser une visioconférence à plusieurs. L’application permet de faire des appels vidéos, des webinaires et d’échanger en messagerie instantanée. Elle est simple d’utilisation et personnalisable.
Google Drive est une application permettant de stocker et de partager des données via le cloud. Vous pouvez accéder à Drive via Google et la plateforme peut synchroniser avec tous les moteurs de recherche. Donc, partout dans le monde, les collaborateurs peuvent accéder au drive de l’entreprise et ainsi consulter ou modifier les fichiers stockés.
Klaxoon propose un outil collaboratif, un outil pour faire de la visioconférence, etc. Il permet d’améliorer considérablement la productivité d’une équipe et de travailler efficacement, principalement en télétravail. L’utilisation de cet outil pendant une Réunion favorise le travail et la cohésion d’équipe, ainsi que l’échange d’information. Il vous permet ainsi d’être plus concurrentiel et de profiter d’une réunion de travail synchronisée qui vous fera gagner du temps.
